Aufbewahrungsfristen:


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Hinweise

 

A

Abrechnungsunterlagen 6 Jahre
Abtretungserklärungen 6 Jahre
Akkreditive 6 Jahre
Angestelltenversicherungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen 10 Jahre
Arbeitnehmer-Sparzulage (Anträge) 6 Jahre
Außendienstabrechnungen 10 Jahre
Autokostenabrechnungen, soweit Buchungsbelege 10 Jahre

 

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B

Bankauszüge 30 Jahre
Bankbürgschaften 30 Jahre
Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungen 10 Jahre
Belege, soweit Buchfunktion bei Offener-Posten-Buchhaltung 10 Jahre
Belegschaftsfeierunterlagen, soweit steuerlich relevant 10 Jahre
Betriebsprüfungsberichte (steuerliche Außenprüfung) 10 Jahre
Bewertungsunterlagen für Steuerabschlüsse 10 Jahre
Bewirtungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen 10 Jahre
Bilanzen 10 Jahre
Bons (Kassenbelege, Quittungen) 10 Jahre

 

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C

 

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D

Darlehensverträge nach Vertragsende 30 Jahre
Dauerauftragsunterlagen 6 Jahre
Debitorenlisten, soweit Bilanzunterlagen 10 Jahre
Depotauszüge, soweit nicht Inventare 10 Jahre
Dokumentationsmaterial 6 Jahre

 

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E

EDV Buchführung 10 Jahre
Einheitswertbescheide 10 Jahre
Ersatzkassenunterlagen 10 Jahre

 

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F

Fahrgelderstattungsunterlagen 10 Jahre
Fernsprechanlagen (Unterlagen) 6 Jahre
Feuerversicherungsunterlagen 6 Jahre
                     - nur bezüglich steuerlicher Aspekte: 10 Jahre

 

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G

Gebäude- und Grundstücksunterlagen 10 Jahre
Gehaltsunterlagen 10 Jahre
Geschäftsbriefe 10 Jahre
Geschenknachweise 6 Jahre
                     - es sei denn steuerlicher Bezug: 10 Jahre
Gewinn- und Verlustrechnungen als Jahreserfolgsrechnung 10 Jahre
Grundstücksverzeichnis, soweit Inventar 10 Jahre

 

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H

Handakten des Anwaltes 5 Jahre
Beachte: Eine Verkürzung der Aufbewahrungsfrist ist dann möglich, wenn der Rechtsanwalt den Auftraggeber aufgefordert hat, die Handakten abzuholen und dieser der Aufforderung nicht binnen 6 Monaten nach Erhalt nachgekommen ist (§ 50 II BRAO) 
Handelsbriefe 10 Jahre
                     - empfangene Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre
Handelsbücher 10 Jahre
Hauptabschlussübersichten, soweit Buchfunktion 10 Jahre
Heimbewohnerakten 30 Jahre

 

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I

Inventare und Inventarnachweise, soweit Bilanzunterlagen 10 Jahre
Inventur 10 Jahre

 

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J

Jahresabschlüsse, soweit Reinschriften 10 Jahre
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent 10 Jahre

 

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K

Kalkulationsunterlagen, soweit handels- u. steuerrechtlich bedeutsam 10 Jahre
Kapitalsteuerunterlagen 10 Jahre
Kassenabrechnungen 10 Jahre
Kassenbücher und -blätter 10 Jahre
Kilometergeldabrechnungen 10 Jahre
Körperschaftsteuer (Erklärungen und Bescheide) 10 Jahre
Kontokorrentbelege 10 Jahre
Konzernabschlüsse 10 Jahre

 

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L

Lageberichte 10 Jahre
Lastschrift- und Gutschriftunterlagen 10 Jahre
Leasingunterlagen 6 Jahre
                     - bezüglich steuerrechtlicher Aspekte: 10 Jahre
Lieferantenrechnungen einschließlich Offener-Posten-Buchhaltung 10 Jahre
Lohnabrechnungen 10 Jahre
Lohnsteuerunterlagen 10 Jahre

 

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M

Magnetbänder mit Buchfunktion 10 Jahre
Mahnbescheide 30 Jahre
Mietunterlagen einschl. Grundst.unterl., soweit Buchungsunterlagen 10 Jahre
Mietverträge nach Vertragsende 6 Jahre
                     - es sei denn steuerliche Bedeutung: 10 Jahre

 

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N

Nachnahmebelege 6 Jahre

 

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O

Organisationsunterlagen der EDV: Buchfürung 10 Jahre

 

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P

Pachtverträge nach Vertragsende 6 Jahre
                     - es sei denn steuerrechtliche Bedeutung: 10 Jahre
Pensionszahlungen (Unterlagen) 10 Jahre
Pfändungsunterlagen 30 Jahre
Pflegehandbücher 5 Jahre
Postquittungsbücher 6 Jahre
                     - es sei denn steuerrechtliche Bedeutung: 10 Jahre
Preisverzeichnisse 6 Jahre

 

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Q

Quittungen 10 Jahre

 

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R

Rechnungen (extern, intern) 6 Jahre
                     - es sei denn steuerrechtliche Bedeutung: 10 Jahre
Reisekostenabrechnungen 10 Jahre

 

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S

Sachkonten 10 Jahre
Saldenbilanzen 10 Jahre
Schadensmeldungen 6 Jahre
Scheck- und Wechselunterlagen 10 Jahre
Schuldurkunden, nach Zahlung 10 Jahre
Spendenbescheinigungen 10 Jahre
Stornobelege 10 Jahre

 

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T

Teilwertabschreibungen (Unterlagen) 10 Jahre
Telefongebührennachweise 6 Jahre
                     - es sei denn steuerrechtliche Bedeutung: 10 Jahre

 

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U

Überweisungsaufträge 6 Jahre
                     - es sei denn steuerrechtliche Bedeutung: 10 Jahre
Unfallunterlagen 6 Jahre
Urteile und Prozessakten 30 Jahre

 

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V

Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 10 Jahre
Vermögensverzeichnis 10 Jahre
Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen) 10 Jahre
Versicherungspolicen nach Ablauf der Versicherung 6 Jahre
Vollmachten nach Erlöschen 6 Jahre

 

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W

Wareneingangs- und -ausgangsbücher 10 Jahre
Wechsel 6 Jahre
                     - es sei denn steuerrechtliche Bedeutung: 10 Jahre

 

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X

 

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Y

 

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Z

Zollbelege 6 Jahre
                     - es sei denn steuerrechtliche Bedeutung: 10 Jahre
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) 10 Jahre

 

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Hinweise:

 

Der Beginn und das Ende der Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus:

§ 247 V HGB
§ 147 I, III, IV AO.

 

Unternehmer sind verpflichtet, alle steuerrelevanten Daten der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung, die mit dem PC erstellt wurden, digital und unverändert über einen Zeitraum von 10 Jahren zu archivieren! Die Aufbewahrung der Dokumente ausschließlich als Papierausdruck ist nicht mehr zulässig. Unternehmer müssen sicherstellen, dass die Betriebsprüfer einen unverzüglichen Zugriff auf die relevanten Unternehmensdaten sowie die Möglichkeit zu deren maschineller Auswertung erhalten. hierzu können die Prüfer die entsprechenden Unternehmersysteme nutzen, aber auch die Überlassung auf Datenträger verlangen.

 

Der Unternehmer sollte also im täglichen Geschäftsbetrieb auf eine strikte Trennung der steuerrelevanten von den anderen betrieblichen (Personalangelegenheiten, Betriebsgeheimnisse, etc.) und privaten Daten achten und diese am besten gleich auf getrennten Datenträgern speichernn. Die Daten müssen maschinell auswertbar sein. Eine Archivierung als PDF-Datei, TIF-Datei oder in einem anderen Bildformat wird von den Finanzbehörden nicht anerkannt. Ebenso verhällt es sich mit Mikrofilmen.

 

Für nach dem 31.12.2001 archivierte Daten ist die maschinelle Auswertbarkeit während der 6- bzw. 10-jährigen Aufbewahrungsfrist nach § 147 AO auch bei einem Systemwechsel sicherzustellen.

 

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